1. Ciclos da Implantação
Objetivando minimizar o impacto do procedimento de implantação, a Tecta se utiliza de uma metodologia de implementação gradativa, focando um processo por vez. A Implantação em Fases também permite que os recursos (peopleware e ferramentas de apoio) alocados ao projeto sejam utilizados de forma otimizada, na medida em que empregamos uma estratégia de implantação cíclica. Em outras palavras, enquanto parte da equipe está implantando uma fase do projeto, outra parte da equipe está planejando a próximo ciclo.
1.1. Principais Ciclos de Implantação:
1.1.1. Ciclo de Definições Estratégicas
O primeiro passo para que um processo de implantação seja um sucesso é mapear e entender as necessidades operacionais, motivações e objetivos da organização alvo do projeto. Através destas informações torna-se possível planejar uma implantação coerente com o perfil da organização e alinhados com seus respectivos interesses, prioridades e estratégias. Através desta linha de ação podemos assegurar o atendimento das expectativas do cliente e, principalmente, obter resultados concretos. A fase de definições estratégicas busca identificar exatamente quais são os pontos determinantes (pontos críticos do projeto) e fazer com que estes pontos sejam sempre contemplados ao longo do processo de implantação.
1.1.2. Ciclo Intermediário de Implantação dos Módulos do Sistema
Os ciclos intermediários consistem na montagem dos cadastros e instalação dos principais módulos do ADM tecta®, configurando e ajustando o sistema para a realidade da organização.
1.1.3. Ciclo dos Indicadores, Relatórios e Estatísticas
Este ciclo consiste na Implantação e Treinamento para a emissão de Relatórios. A Configuração do Painel de Indicadores e a Elaboração das Rotinas Estatísticas da organização têm como objetivo oferecer aos gestores informações imprescindíveis ao processo de tomada de decisão.
2. Fases de cada Ciclo de Implantação
Cada ciclo de implantação tem etapas a serem seguidas. Estas etapas buscam garantir a implantação de cada ciclo com o menor impacto às rotinas do dia a dia, através de ações de planejamento e contingência. Abaixo, descrevemos sucintamente, as fases inseridas em cada ciclo:
Fase 1 – Análise de Aderência
A fase de análise de aderência busca identificar os pontos conflitantes entre os processos atuais que suportam os setores da organização e os processos do novo Sistema - ADM tecta®. Com base nesta análise é que identificamos antecipadamente as mudanças necessárias nos processos, bem como as customizações necessárias ao novo sistema.
Fase 2 – Treinamentos
O Treinamento é um dos pontos mais críticos de um ciclo de implantação, pois existem diversos fatores que podem interferir diretamente no grau de assimilação dos conhecimentos que serão passados para cada usuário. Por este motivo é importante planejar detalhadamente o processo de Treinamento objetivando identificar, antecipadamente, as medidas as quais deverão ser tomadas para assegurar que a passagem do conhecimento proporcione níveis de compreensão adequados à correta operação do sistema de informação.
As classes de treinamento estão divididas da seguinte forma:
Treinamento teórico e prático para técnicos;
Treinamento teórico e prático para usuários gestores;
Treinamento teórico e prático para usuários finais.
Fase 3 – Preparação dos Cadastros
A fase de Preparação dos Cadastros tem como pré-requisito à compreensão dos processos e aptidão para utilização do sistema por parte dos usuários.
Fase 4 – Projeto Piloto
A elaboração de um projeto piloto assegura que os processos e cadastros configurados no novo sistema gerem resultados alinhados com os objetivos da organização. Sua importância é ainda maior, já que pode ser utilizada como base de simulação das dificuldades que virão pela frente.
Escopo: A estratégia para definição da abrangência do projeto piloto varia de ciclo para ciclo.
Fase 5 - Implantação
Uma vez atingido o consenso de que: O sistema atende as necessidades básicas do cotidiano operacional, os usuários estão devidamente treinados, os cadastros estão concluídos e validados; desta forma o sistema pode ser devidamente implantado.
Fase 6 – Suporte Técnico Permanente
Esta categoria de suporte tem como objetivo apoiar continuamente os usuários na utilização do sistema. Para esta fase deverá ser criada uma estrutura definitiva de apoio aos usuários, adequada ao perfil organizacional.
3. Cronograma de Implantação
O Cronograma de Implantação é determinante como instrumento de acompanhamento e controle do processo de implementação. O mesmo deverá ser definido e acompanhado em conjunto pelas partes.
4. Matriz de Responsabilidades Profissionais e Recursos Alocados ao Projeto
A Matriz de Responsabilidades indica a parte responsável por cada etapa do projeto e, também, indica quem apóia o processo. Esta matriz será detalhada durante a elaboração do cronograma definitivo do projeto.
No início do projeto as partes deverão definir a alocação de profissionais e recursos necessários para a execução de cada fase (ciclo) do projeto
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